شبکه اجتماعی سازمانی چیست و چه نقشی در تعاملات درون/برون سازمانی دارد؟

زمان تقریبی مطالعه: ۸ دقیقه

شبکه اجتماعی سازمانی یا ESN که مخفف عبارت Enterprise Social Network می‌باشد، ابزاری کاربردی برای تقویت ارتباطات افراد درون/بیرون سازمان است؛ بسیاری از سازمان‌ها از شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌های مختلف به عنوان شبکه اجتماعی سازمانی استفاده می‌کنند و با محدودیت‌های مختلفی مواجه می‌شوند. در ادامه ضمن بررسی شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) و تاثیرات استفاده از آن در سازمان‌ها، بهترین ابزار برای استفاده به عنوان شبکه اجتماعی سازمانی را به شما معرفی خواهیم کرد؛ با ما همراه باشید.

شبکه اجتماعی سازمانی ESN چیست؟

شبکه اجتماعی سازمانی یا همان ESN، شبکه اجتماعی یا پیام رسانی برای ایجاد تعامل و ارتباط آسان و سریع بین کارکنان و اعضای سازمان می‌باشد؛ برخی دیگر از اهداف طراحی و توسعه شبکه اجتماعی سازمانی بهبود ارتباطات داخلی، اشتراک سریع و امن اطلاعات و فایل‌ها، تسریع فرایندها و تقویت روحیه همکاری و کار گروهی است.

شبکه های اجتماعی سازمانی یا همان پیام رسان‌های سازمانی می‌توانند فقط به صورت درون سازمانی استفاده شوند و یا اینکه در دسترسی اعضایی که بیرون از سازمان هستند نیز قرار بگیرند؛ در ادامه با قابلیت‌های نرم افزارهای ESN و همچنین تاثیرات آن‌ها بر تعاملات درون/برون سازمانی می‌پردازیم.

استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی چه مزایایی دارد؟

همان‌طور که اشاره کردیم، هدف طراحی و توسعه شبکه اجتماعی سازمانی یا پیام رسان‌های سازمانی، تسهیل و تقویت ارتباطات می‌باشد؛ حال باید دید که استفاده از نرم افزارهای ESN چه مزایایی دارد و تا چه حد این نرم افزار به هدف خلق خود نزدیک است. برخی از مزایای استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی عبارت‌اند از:

• بهبود ارتباطات داخلی
• تسهیل همکاری و کارگروهی
• تسهیل فرایندهای اجرایی
• افزایش شفافیت درون سازمانی
• افزایش سرعت ارتباطات
• تسهیل فرایند اشتراک‌گذاری اطلاعات و فایل‌ها

حال هر کدام از تاثیرات استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی را باهم بررسی خواهیم کرد.

بهبود ارتباطات داخلی

حجم قابل توجهی از ارتباطات درون سازمان به صورت غیر رسمی و از طریق مراجعه حضوری، تماس تلفنی و دیگر راه‌های ارتباطی صورت می‌گیرند؛ شبکه اجتماعی سازمانی یا پیام رسان رسان سازمانی به کمک قابلیت‌های مختلفی که دارد، بستری امن و یکپارچه برای برقراری ارتباطات درون سازمانی به شکل غیررسمی می‌باشد.

به کمک نرم افزارهای ESN افراد سازمان می‌توانند خارج از سلسله مراتب مکاتباتی و در سریع‌ترین حالت ممکن، با دیگر اعضای سازمان ارتباط برقرار کنند و به انتقال اطلاعات و فایل‌ها، انجام هماهنگی‌ها، انتشار اخبار، پیگیری کارها و بسیاری دیگر از موارد بپردازند؛ این امر موجب بهبود ارتباطات داخلی و مدیریت یکپارچه آن‌ها می‌گردد.

تسهیل همکاری و کارگروهی

با ایجاد یک پل ارتباطی قوی بین اعضای سازمانی، ناخودآگاه افراد به طور موثرتری باهم ارتباط برقرار خواهند کرد و با گذشت زمان، روحیه کارتیمی و همکاری بین آن‌ها افزایش خواهد یافت؛ همچنین شبکه اجتماعی سازمانی بهترین ابزار برای هماهنگی و پیگیری کارها و اشتراک‌گذاری فایل‌ها و اطلاعات بین اعضای یک تیم می‌باشد.

لازم به ذکر است که نرم‌افزارهای تخصصی مختلفی برای مدیریت اعضای گروه و کارهای تیمی وجود دارند، اما بسیاری از آن‌ها فاقد پیام رسان سازمانی یکپارچه هستند و بیشتر بر روی مدیریت کارها و تیم‌ها از طریق روش‌های مختلف مدیریت پروژه‌ها و تیم‌ها تمرکز دارند, البته در این بین نرم افزارهای مدیریت پروژه مختلفی نیز هستند که از نرم افزار پیام رسان نیز برخوردار می‌باشد، مانند نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار کاربردی برای مدیریت کارهای تیمی و گروهی، می‌توانید به لینک زیر مراجعه بفرمایید:

قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی

تسهیل فرایندهای اجرایی

قبل از شروع بسیاری از فرایندهای اجرای، باید هماهنگی‌های مختلف صورت بگیرد و افراد گوناگونی آن‌ها تایید نمایند؛ نرم افزار پیام رسان سازمانی یا شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) بهترین ابزار برای ایجاد سریع و آسان ارتباطات و انجام هماهنگی‌های لازم می‌باشد.

افزایش شفافیت درون سازمانی

ایجاد پل ارتباطی مستقیم بین اعضای سازمان، موجب جلوگیری از بروز سوءتفاهمات و افزایش شفافیت بین کارکنان می‌گردد؛ به موجب این امر، به صورت خودکار شفافیت ارتباطات و کارها در سازمان نیز افزایش می و بهبود می‌یابد.

افزایش سرعت ارتباطات

افراد سازمان برای ایجاد ارتباط از طریق ایمیل یا اتوماسیون، درگیر نگارش اداری متن نامه و مکاتبه و همچنین تکمیل فیلد‌های مختلف (مانند گیرندگان، موضوع نامه و…) می‌شوند؛ اما هنگام استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی ESN افراد می‌توانند به سادگی به صورت تکی/گروهی با افراد مورد نظر خود ارتباط برقرار نمایند. به این ترتیب، سرعت ارتباطات در سازمان افزایش خواهد یافت.

تسهیل فرایند اشتراک گذاری اطلاعات و فایل ها

یکی دیگر از مزیت‌های استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی، تسهیل فرایند اشتراک‌گذاری اطلاعات و فایل‌ها بین اعضای سازمان می‌باشد؛ کاربران و کارمندان سازمان می‌توانند به راحتی انواع مختلفی از فایل‌ها را به راحتی بین یکدیگر و یا به صورت گروهی (از طریق گروه‌ها و کانال‌ها) اشتراک بگذارند.

ویژگی های شبکه اجتماعی سازمانی خوب چیست؟

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، انواع مختلفی از نرم افزارها و پیام رسان‌ها به عنوان یک شبکه اجتماعی سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ حال برای انتخاب از بین گزینه‌های مختلف، باید با ویژگی‌ها و قابلیت‌های یک شبکه اجتماعی سازمانی خوب آشنا شویم. این ویژگی‌ها و قابلیت‌ها عبارت‌اند از:

• محیط کاربرپسند
• ارسال انواع پیام
• اتصال به سامانه‌های دیگر
• ایجاد گروه‌های کاری و کانال‌های اطلاع‌رسانی
• دسترس پذیری و امنیت بالا

حال بیایید هر کدام از این ویژگی‌ها و قابلیت‌ها را باهم بررسی کنیم.

محیط کاربرپسند

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های شبکه اجتماعی سازمانی خوب، محیط کاربرپسند آن است؛ محیط کاربری پیام رسان سازمانی باید محیطی ساده، جذاب و کاربردی داشته باشد، تا کاربران هم به راحتی کار با آن را فرا بگیرند و همچنین به استفاده از آن ترغیب شوند.

ارسال انواع پیام

نرم افزارهای پیام رسان امروزه قابلیت ارسال انواع مختلفی از پیام‌ها (متنی، تصویری، صوتی و فایل) را دارند؛ به منظور بهبود ارتباطات و تعاملات و همچنین بر طرف کردن نیازهای کاربران، یک شبکه اجتماعی سازمانی باید قابلیت ارسال انواع مختلفی از پیام‌ها را داشته باشد.

اتصال به سامانه های دیگر

سازمان‌ها از سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی (مانند اتوماسیون اداری یا مکاتبات اداری) استفاده می‌کنند و به منظور ایجاد یک محیط کاربری یکپارچه و اشتراک‌گذاری آسان اطلاعات، شبکه اجتماعی سازمانی مد نظر باید قابلیت اتصال به سامانه‌های مختلف را داشته باشد.

ایجاد گروه های کاری و کانال های اطلاع رسانی

شبکه اجتماعی سازمانی یا پیام رسان سازمانی، ابزاری تخصصی برای ایجاد ارتباطات غیررسمی فردی و گروهی بین اعضای سازمان می‌باشد؛ این ارتباطات شامل هماهنگی کارها بین اعضای تیم، هماهنگی بین افراد و بخش‌های مختلف، اطلاع‌رسانی سریع، انتقال و اشتراک‌گذاری فایل برای افراد یا تیم‌ها و… است. در همین راستا، شبکه اجتماعی سازمانی مد نظر باید دارای قابلیت ساخت گروه‌های کاری و همچنین کانال‌های اطلاع‌رسانی باشد، تا افراد به راحتی بتوانند به اشتراک‌گذاری اطلاعات، فایل‌ها و اخبار به صورت گروهی و همچنین انجام هماهنگی‌های لازم بپردازند.

دسترس پذیری و امنیت بالا

یکی از ویژگی‌های بسیار مهم شبکه اجتماعی سازمانی خوب، دسترس‌پذیری و امنیت بالای آن است؛ هنگام انتخاب این دسته از نرم افزارها باید توجه ویژه‌ای به این ویژگی داشته باشید. به عنوان مثال، آن دسته از کارکنان سازمان که خارج از محیط سازمانی و بیرون از آن فعالیت می‌کنند – مانند ناظران پروژه‌های ساختمانی، اعضای تیم نصب و استقرار سازمان‌ها و… – باید به راحتی قادر به استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی و برقراری ارتباط با همکاران خود در درون سازمان باشند. بهترین راهکار برای دسترس‌پذیری بالا، انتخاب شبکه اجتماعی سازمانی است که نسخه موبایل داشته باشد.

راهکار فراگستر برای شبکه اجتماعی سازمانی چیست؟

اتوماسیون اداری فراگستر با هدف ایجاد یک محیط یکپارچه و امن برای مدیریت مکاتبات، ارتباطات و فرایندهای سازمانی طراحی شده و توسعه یافت است؛ در همین راستا، انواع مختلفی از نرم‌افزارها، زیرسیستم‌ها و قابلیت‌ها را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف گذاشته و راهکارهای مختلفی را برای رفع نیازهای یک سازمان ارائه کرده است.

زیرسیستم چت سازمانی فراگستر ، ابزاری تخصصی برای تقویت و تسهیل ارتباطات درون سازمانی و ایجاد یک شبکه اجتماعی سازمانی محسوب می‌گردد؛ این نرم افزار در قالب یک زیرسیستم پیش‌فرض در نسخه پایه اتوماسیون اداری فراگستر برای سازمان‌ها و کسب و کارها ارائه شده است.

نرم افزار پیام رسان سازمانی فراگستر یکپارچگی کاملی با اتوماسیون اداری فراگستر دارد و کاربران در زیرسیستم‌های مختلف به آن دسترسی دارند؛ این امر موجب افزایش سهولت و یکپارچگی استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی می‌گردد. این زیرسیستم پیام رسان سازمانی فراگستر به عنوان یک شبکه اجتماعی سازمانی، قابلیت‌ها و ویژگی‌های مختلفی دارد؛ اخرین قابلیت‌های این زیرسیستم در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

• تعیین سطح دسترسی در گفتگوی سازمانی
• دسترسی از طریق نسخه موبایل PWA در خارج از سازمان
• Copy&Paste فایل‌ها و تصاویر از Clipboard در چت سازمانی
• مشاهده آرشیو گفتگوهای انجام شده هر کاربر
• Drag and Drop فایل های مجاز در محیط گفتگو برای ارسال
• امکان درج کپشن هنگام بارگذاری فایل
• پاسخ ( Reply ) و ارجاع پیام ( Forward )
• مکان اخذ گزارش از گفتگوهای بین کاربران
• ساخت گروه (Group) و کانال (Channel) در گفتگوی سازمانی
• دریافت اعلان در لحظه در زمان دریافت پیام
• ارسال پیام صوتی در چت
• ارسال پیام ویدئویی در چت
• ارسال فایل و تصاویر مجاز در پیام ها
• و…